Они управляют временем, держат в уме все графики встреч и событий в компании и мастерски сводят их в единую точку. Речь идет о помощниках руководителей и секретарях. Именно от их профессионализма, внимательности и умения находить выход из любых ситуаций зависит спокойствие главных лиц холдинга, да и вообще работа всего коллектива. Расписать день руководителя по минутам, состыковать встречи между шестью офисами, подготовить совещания и проконтролировать, чтобы поручения руководства дошли до исполнителя, - отнюдь не тривиальная задача. В День секретаря, который в этом году выпал на 18 сентября, мы хотим рассказать о тех, кто является правой рукой топ-менеджмента ДОМКОРа и душой офиса. Ведь они по сути являются лицом ДОМКОРа, но что мы о них знаем? Передаем им слово.
Мне надо исследовать новые места, покорять вершины
Олеся Кузнецова, помощник коммерческого директора ООО СЗ «ДОМКОР»:
В компанию ДОМКОР я пришла в 2013 году, и прежде всего меня привлекли ее масштаб, стабильность и перспективы. Мне важно, чтобы работа была надежной, с хорошим будущим, и именно здесь я чувствую уверенность в завтрашнем дне.
Сначала мне казалось, что работа помощника руководителя – это просто про расписание, документы, встречи и телефонные звонки. Но, когда я увидела, как слаженно начинает работать команда, если все процессы на своих местах, поняла: помощник руководителя — это связующее звено. Мне нравится быть тем человеком, который помогает всем держаться в одном ритме: руководителю спокойно вести стратегические вопросы, не отвлекаться на детали, а коллегам – не терять время на поиск нужной информации и вовремя получать ее. Это уже не случайность, а осознанный выбор: я хочу быть частью сильной команды и делать ее работу эффективнее.
У нас в отделе с секретарями и помощниками теплые и дружеские отношения. Мы не соперники – мы одна команда и мы работаем как единая сеть: у каждого свой руководитель, календарь, планы и свои задачи, но мы всегда на связи, чтобы синхронизировать встречи и совещания, не пересекать графики и вовремя решать любые срочные вопросы. Главное для нас, чтобы система работала без каких-либо сбоев, чтобы в компании все шло по плану, потому что вместе мы делаем общее дело.
Наша работа очень часто связана со стрессом. Он чаще приходит не столько от объема задач, сколько от ощущения, что всем все нужно прямо здесь и сейчас. Справиться с ним мне помогает планирование и расстановка приоритетов. Тут главное не паниковать. И вообще, я стараюсь относиться к стрессу как к временному потоку: он приходит, его просто нужно грамотно распределить, и он уходит! А еще мне помогают простые вещи: короткая пауза, выдох и пара фраз с коллегами, которые всегда готовы выслушать и помочь.
А в свободное время предпочитаю активный отдых на природе – дача, лес, прогулки, выезды за город. Очень люблю путешествия и поездки, не могу сидеть на месте, мне надо исследовать новые места, покорять вершины гор и собирать как можно больше эмоций и впечатлений, потому что смена обстановки помогает полностью перезагрузиться и восстановить силы.
Учусь отдыхать без чувства вины
Марина Лебедева, помощник генерального директора ООО «Домкор Индустрия»:
В ДОМКОР я пришла месяц назад. Я живу в Елабуге, дети учатся в школе «Адымнар-Алабуга», которая соседствует с домами, построенными компанией. Я наблюдала за тем, как они строились, как украсили собой территорию микрорайона, а сейчас мои дети гуляют во дворах этих домов. Поэтому с ДОМКОРом у меня всегда были теплые ассоциации.
Секретарем в прямом смысле этого слова я никогда не была, я более 6 лет работаю в должности помощника первых лиц компаний. Но делала все: от написания инструкций по делопроизводству до бюджетирования затрат компании. Профессию свою люблю за возможность видеть работу компании на стратегическом уровне, а не только в рамках одной узкой задачи. Были в моей практике и очень непростые поручения, например, на предыдущем месте работы организовала с коллегами прием и экскурсию для 70 региональных министров. Интересный был опыт.
С сотрудниками моего отдела отношения построены на основе взаимного уважения и поддержки. Мне очень важно чувствовать себя на работе так же комфортно, как дома, по-другому не могу. Сложных волнительных рабочих моментов, конечно же, не избежать, здесь мне на помощь приходят дыхательные практики. А в целом, мы сами придаем иногда слишком большое значение каким-то событиям. Тревога мешает трезво оценивать события и риски.
Хорошо разгружает нервы спорт. Иногда бегаю с ребятами из бегового клуба, три раза в неделю занимаюсь танцами. Купила программу по медитациям, но, к сожалению, не очень регулярно в нее заглядываю. Еще учусь ничего не делать (на работе такое, конечно, не практикую) без чувства вины, но пока плохо получается. Радуюсь, если нахожу какую-то интересную книгу – можно немного пожить в другом мире.
Вода смывает усталость, а сад – заземляет
Наиля Рахимова, помощник генерального директора ООО «Домкор Строй»:
В «Домкор Строе» я с мая 2024 года. В связи с переездом в Набережные Челны необходимо было найти работу в кротчайшие сроки. В центре занятости мне предложили вакансию секретаря-референта. О ДОМКОРе я была наслышана как о крупной стабильной компании, но, так как в этой должности я никогда не работала, решила, что пока попробую, а если окажется, что это не мое, поищу другое место. В итоге задержалась.
В ДОМКОРе сложился очень дружный коллектив секретарей и помощников руководителей, хотя мы физически находимся в разных точках города. Расстояния не является препятствием: всегда поддержат, поймут, помогут, подскажут при необходимости. Также приходится много общаться с руководителями других компаний и их помощниками. Найти общий язык довольно легко, проблем не возникало.
Расслабиться после рабочих задач мне помогает работа в саду – для меня это некое «заземление», отвод накопившегося напряжения. Вечерняя прогулка с детьми и плавание в бассейне наполняют и восстанавливают силы.
Переключаюсь на мечты
Евгения Стрелкова, секретарь-референт директора по производству ООО СЗ «ДОМКОР»:
Я в ДОМКОРе с 2024 года. После ухода с предыдущего места работы дала себе пару месяцев на отдых и только потом занялась поиском нового места. Среди подходящих была вакансия от ДОМКОРа на должность секретаря-референта директора по производству. Так как у меня уже был небольшой опыт в аналогичной должности, решила откликнуться, тем более что по счастливой случайности офис компании находится в одном комплексе с моим домом.
Мне нравится, что в моей работе нужно сочетать и многозадачность, и обучение новому, и непосредственно помогать руководителю и коллегам. А главное – коммуницировать с людьми. А руководитель и коллектив у нас лучшие!
В рамках нашего отдела я со всеми коллегами поддерживаю теплую связь, у нас часто практикуется взаимопомощь. Например, во время отпуска других помощников руководителей, мы берем на себя задачи коллег, что дает спокойствие отдыхающему коллеге за своего руководителя. С секретарями других организаций также сложилась дружелюбная атмосфера. В холдинге чаще всего взаимодействую с помощниками генерального директора, руководства «Домкор Проекта», директора по экономике и финансам, коммерческого директора, ведь от того, как выстроена связь между нашими подразделениями, зависит общий результат.
Работа секретаря не такая простая, как это кажется со стороны. Вернуть душевное равновесие мне помогает помогает переключение на мечты. Как гласит слоган ДОМКОРа, надо мечтать! А еще люблю отдых на даче. Хоть я и не садовод, но релакс на качелях и новые идеи по благоустройству дачного участка творят чудеса. Смена умственной работы на физический труд – это идеально. В подростковом возрасте писала стихи, сейчас, если есть настроение, тоже что-нибудь пишется.
