Запуская очередную служебную записку, задумывались ли вы о том, сколько вообще документов генерирует ДОМКОР? Многие десятки тысяч в год – ответят в канцелярии, через которую весь этот массив и проходит. Сможет ли электронный документооборот полностью заменить собой бумажный, какую службу мог бы сослужить искусственный интеллект и почему документ является лицом компании – об этом мы поговорили с начальником отдела документационного обеспечения управления ООО СЗ «ДОМКОР» Татьяной Еловиковой.
Хаос превратить в космос
– Татьяна Ивановна, давайте начнем с того, что с недавних пор канцелярия переименовалась в отдел документационного обеспечения управления. С чем это было связано?
– С тем, что канцелярия – это узконаправленное понятие, оно ассоциируется исключительно с ведением документооборота, а задачи нашего отдела шире. Новое название более глубоко отражает все наши функции. Мы сопровождаем весь цикл обеспечения управления: через документирование, контроль исполнения задач, организацию и ведение совещаний. В структуре нашего отдела три подразделения, помимо канцелярии, управляющей потоками документов, – это архив и достаточно большой отдел секретариата, который также занимается бездокументным обслуживанием менеджмента, коммуникацией с внутренним и внешним миром.
– Но 12 лет назад такой слаженной системы не было. Как она создавалась?
– До приглашения в ДОМКОР заведующей канцелярией я год и три месяца занимала ту же должность в другой компании и там за этот время система документооборота была выстроена. Все шло своим чередом, сверхзадач, к которым я привыкла и которые я люблю перед собой ставить, от меня уже не требовалось. А в ДОМКОРе они были. Здесь мне предложили организовать работу канцелярии практически с нуля и, кроме того, одновременно с этим в компании начал внедрятся электронный документооборот. В первое время задача была не столько наладить не сам процесс, а выстроить структуру, совместно с IT-службой прописать все регламенты. На это ушло полгода. Могло бы и меньше, но была еще текущая работа с документами, и раз уж была создана канцелярия, то потоки бумаг должны идти через одно окно. Такой порядок можно было установить только через прямое взаимодействие с людьми. На это тоже ушло время.
– Сейчас в систему документооборота включены три компании ДОМКОРа.
– За исключением «Домкор Индустрии» – у завода своя система и задачи приобщить ее к холдинговой не стояло. Когда был налажен документооборот в самом ДОМКОРе, мы сразу же перешли к подключению к этой системе «Домкор Строя» и параллельно «Домкор Проекта». С проектной организацией этот процесс прошел мягче, потому что у нее управленческой документации не много, внешняя и внутренняя переписка не такая объемная. С «Домкор Строем» все оказалось сложнее. Мы как аутсорсеры зашли в компанию в 2020 году и полностью начали перестраивать систему документооборота, чтобы она была идентичной общей. Этот процесс длится до сих пор.
А сквозной документооборот через программу «1С», который объединяет все четыре компании холдинга, был внедрен практически сразу же, в 2013-14 годах. Это была, можно сказать, технологичная работа. Как говорят айтишники, нельзя перенести в систему хаос. Сначала надо на бумаге свести его к космосу, то есть порядку, и только потом создавать на его основе систему. Этим мы и были заняты.
Система электронного документооборота – это большое подспорье. В нашем случае любой документ на бумажном носителе сканируется, запускается в электронную систему и проживает свой цикл там. Одним из последних на электронный документооборот перешел производственный отдел ДОМКОРа, а сейчас он самый прогрессивный из нас. Плюсы этой системы очевидны – она добавляет наглядности и контролируемости, процесс исполнения становится более управляемым.
Сколько вешать в граммах
– Если говорит о масштабах документооборота, который сейчас курсирует между компаниями холдинга, то о каких цифрах идет речь?
– Если брать только ДОМКОР, то в самый продуктивный 2025 год у нас было создано 30 тысяч документов. А в среднем эта цифра держится в районе 28 тысяч. В «Домкор Строе» огромный объем входящих документов … В «Домкор Проект НЧ» цифры гораздо меньше, проектировщики больше работают на создание проектной документации. В сумме получается около 80 тысяч документов ежегодно.
С документами работают все структуры нашего отдела, кроме приемной генерального директора. Бумаги, которые идут на подпись Муниру Анваровичу, обрабатывает канцелярия, а другие приемные («Домкор Проект НЧ», «Домкор Строя», производственной и коммерческой служб ДОМКОРа) проверяют качество исполнения документов от подразделений. Мы вычитываем все тексты документов. К ним есть определенные требования, в том числе по оформлению. Если они не соблюдаются, мы отправляем их на доработку, и просим коллег не относиться к этому болезненно, что, к сожалению, иногда случается.
Здесь речь идет не столько об опечатках и грамматике, сколько о восприятии текста. Понятен ли он, вызывает ли он желание дать обратную связь или оформить сотрудничество? Если прочитав свой текст, вы ответите на эти вопросы утвердительно, значит, он составлен правильно. Мы просим доработать тексты, если это требуется, не просто так. Документ – это лицо компании. Читая его, человек обращает внимание не на то, кто его автор, а на то, что он из ДОМКОРа. Поэтому нужно относиться к составлению документов со всей ответственностью.
– Как вы считаете, заменит ли электронный документ бумажный, и как скоро это может произойти?
– Полностью он точно не исчезнет. Тенденция к его сокращению есть. С 2025 года появилось новое понятие, которое сейчас уже стало привычным для слуха, – «гибридные дела». Это когда часть документов формируется в бумажном виде, а часть в электронном. Замечу, что это не скан-копия, а именно документ с электронными подписями и он никоим образом и никогда на бумаге не появится. Учитывая нашу консервативность и законодательную базу, поток документов на бумажном носителе снизится, но процентов на 20-30 останется.
На данном этапе развития соотношение бумажного и электронного документооборота в ДОМКОРе на вскидку я бы оценила как 70 на 30. Для нашего города это обычная картина. Или, возможно, у нас эта пропорция приближается к равенству, потому что в последнее время проектная документация создается в электронном варианте, не говоря уж об управленческой – она ушла в «цифру» одной из первых. То есть мы все активнее уходим от бумажных носителей. Но окончательно не уйдем.
ИИ нам в помощь
– Сейчас практически к любой сфере деятельности пытаются приспособить искусственный интеллект. А помог бы он вашему отделу?
– Очень помог. Если, например, взять функцию контроля за исполнением поручений, то ее полностью можно реализовать при помощи искусственного интеллекта. В компаниях с достаточно высоким уровнем автоматизации он уже применяется. У нас пока в плане ведения документооборота еще много ручного труда, но кое-какие шаги в направлении автоматизации, можно сказать, тоже делаются. Здесь у нас на передовой «Домкор Строй». У Елены Бегуновой, замначальника отдела документационного обеспечения управления, есть великолепное качество видеть все процессы целиком. То есть она представляет весь алгоритм действий от начала и до самой последней точки, когда документ должен быть исполнен. Сейчас Елена Владимировна занимается в «Домкор Строе» составлением табеля форм документов, который как раз детализирует все эти процессы по каждому направлению. И это может стать отправной точкой для автоматизации.
– Слово «документооборот» в массовом сознании ассоциируется с чем-то строгим, формальным, негибким. Но на самом деле сейчас это одна из самых технологичных сфер.
– И это мне в ней нравится, я люблю новые технологии. Вообще я за эффективный подход. Жизнь сейчас настолько интенсивна, каждый из нас живет в условиях многозадачности, и если не идти по пути автоматизации, то никаких ресурсов, ни временных, ни человеческих, не хватит. Раньше было немыслимо, чтобы компания численностью 200 сотрудников обрабатывала 30 тысяч документов ежегодно. Однако для ДОМКОРа это уже данность.
У нас действительно очень важная и интересная работа. В нашем отделе 13 сотрудников, каждого я могу назвать настоящим профессионалом своего дела. Почти все в ДОМКОРе уже продолжительное время. Помощник исполнительного директора Гузалия Абдрашитова здесь чуть ли не с основания компании, помощник коммерческого директора Олеся Кузнецова тоже работает в ДОМКОРе более 10 лет. Елена Бегунова посвятила своей профессии всю жизнь. Про себя я тоже могу сказать, что как в 18 лет пришла в эту сферу, так в ней и продолжаю развиваться. То есть у нас подобрались люди, которые преданы компании, давно в профессии, а значит, любят свое дело и находят в ней новые интересы для себя. При этом наш отдел пополняется и новыми сотрудниками. Коллектив у нас разрознен, мы разбросаны по разным офисам, но это не мешает нам эффективно коммуницировать и поддерживать друг друга и помогать влиться в роботу тем, кто присоединился к нашему отделу недавно. И что немаловажно, у нас собрались действительно увлеченные личности. Кто-то любитель красот природы, кому-то интересно творчество и самовыражение. Среди нас есть путешественницы, художницы, театралки, интеллектуалы. У каждой есть какая-то изюминка, неожиданное хобби, эксклюзивная черта, которая помогает нашему отделу справляться со своими задачами. А их у нас достаточно. Оглядываясь назад, я не могу сказать, что все сверхзадачи уже решены. Еще многое предстоит сделать.
